Gmail/Outlook : prenez le contrôle de la fonction Mettre en attente/Répétition

Il est temps de ne plus se reposer sur la fonctionnalité Répétition. Elle est intégrée à Gmail depuis 2018, Outlook et plusieurs autres applications de messagerie modernes. En activant l’option Répétition d’un e‑mail, vous pouvez le cacher de votre boîte de réception jusqu’à une date et une heure ultérieures.

Il est bien trop facile de penser à Répétition comme une tactique de blocage d’emails auxquels vous préférez ne pas répondre, alors qu’il fonctionne vraiment mieux comme rappel (son principal but d’ailleurs). Une fois que vous avez envisagé Répétition de cette manière, les possibilités s’ouvrent.

Les bases de Répétition

Sur les versions Web de Gmail ou d’Outlook, la fonction Répétition/Mettre en attente est facilement repérable, elle est représentée par une horloge analogique. Vous le trouverez placé au-dessus d’un email ouvert que vous êtes en train de lire, ou au‑dessus de votre boîte de réception lorsque vous sélectionnez un message.

Pour l’afficher, vous pouvez également faire un clic-droit sur un message et sélectionner Répétition dans le menu contextuel qui s’ouvre, ou survoler avec votre souris un email dans Gmail, il apparait toute à droite de votre message.

Sur votre téléphone, c’est un peu moins évident, puisque pour trouver l’option, vous devez appuyer sur les trois points, en haut à droite du message. Vous pouvez également y accéder via les Paramètres pour configurer la fonction de répétition.

Que faire si vous n’utilisez pas Gmail ou Outlook ? Avec d’autres fournisseurs, tels qu’Apple Mail, Yahoo ou AOL, vous devrez passer par une application de messagerie tierce qui prend en charge cette fonction. Nous pouvons vous recommander Spark ou l’application Outlook de Microsoft (qui, malgré son nom, fonctionne avec d’autres fournisseurs de messagerie que Outlook).

À l’inverse, l’application iOS Mail d’Apple ne prend pas en charge la fonction Répétition, même si vous utilisez Gmail ou Outlook. Vous devrez donc utiliser une autre app avec votre fournisseur de messagerie pour profiter de cette fonctionnalité.

Comment utiliser Répétition/Mettre en attente

Maintenant que nous avons abordé les bases de la fonction Répétition, il est temps de faire preuve de créativité dans son utilisation. Pour la plupart des courriels, il est préférable de prendre une décision, même si elle implique que vous placiez le message dans vos archives.

Vous pouvez mettre vos propres courriels en veilleuse, afin qu’ils reviennent dans la boîte de réception pour être suivis si personne ne répond. Si le destinataire répond, cela annulera la répétition que vous avez programmée, de sorte que votre boîte de réception ne sera pas encombrée.

Bien que Gmail puisse suggérer automatiquement des éléments de suivi par le biais de sa propre fonction Rappels automatiques, Répétition vous permet de contrôler entièrement le moment de la relance et les messages qui nécessitent une action supplémentaire.

En parlant de rappels, la fonction Répétition est un excellent moyen de faire resurgir des informations relatives aux rendez-vous lorsque vous en avez besoin. Au lieu de laisser ces invitations encombrer votre boîte de réception, suspendez-les jusqu’à peu de temps avant chaque réunion. Répétition peut vous aider à vous rappeler d’échéances imminentes, etc.

Enfin, vous pouvez utiliser Répétition en conjonction avec les e-mails programmés. Pour programmer un e-mail dans Gmail, rendez-vous en bas de votre fenêtre dans laquelle vous avez rédigé votre message, et cliquez sur la flèche à droite de Envoyer, ou sur les 3 points, en haut à droite si vous êtes sur smartphone.

Une fois que vous avez programmé un message, mettez-le en veilleuse jusqu’à peu de temps avant l’heure d’envoi. Ainsi, il reviendra dans votre boîte de réception et vous aurez une dernière chance de le relire. N’oubliez pas que le message sera envoyé si vous ne l’annulez pas d’abord.

Optimiser Gmail pour une Répétition

Gmail et Outlook traitent la fonction répétition essentiellement de la même manière. Vous pouvez sélectionner une heure prédéfinie pour que le message revienne dans votre boîte de réception, ou choisir votre propre date et heure personnalisée.

Mais si les heures de répétition prédéfinies de Gmail ne correspondent pas à votre emploi du temps, l’application mobile vous permet de les personnaliser. Écrivez votre email, appuyez sur les 3 points verticaux, puis sur l’option Programmer un envoi, enfin sélectionnez Choisir heure/date.

Il y a juste une bizarrerie ; l’heure de rappel que vous avez définie avec “demain après-midi” n’apparaîtra pas sur la version Web de Gmail. Si vous préférez répondre aux e-mails vers la fin de la journée de travail, pensez à retarder l’heure de répétition au matin ou à avancer l’heure de répétition au soir pour compenser.

Encore un petit conseil spécifique à Gmail : Avant d’activer la répétition d’un e-mail important, pensez à le marquer comme non lu. Ainsi, il apparaîtra à nouveau en gras lorsqu’il reviendra dans votre boîte de réception. (Avec Outlook, cela se fait automatiquement).

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