La vie serait tellement plus facile si vous n’aviez qu’un seul calendrier avec tous vos rendez-vous et réunions.
Vous verriez facilement votre temps libre ainsi que toute autre personne, ayant accès à votre agenda, qui souhaiterait réserver du temps avec vous. De cette manière, les doubles réservations et les rendez-vous manqués n’arriveraient tout simplement pas.
Malheureusement, la réalité est que vous avez probablement plusieurs agendas et ceux de Google et de Microsoft ne communiquent pas entre eux.
C’est pour cette raison qu’il existe des outils de synchronisation de calendriers, et le choix ne manque pas. Dans cet article, nous vous présentons toutes les options qui s’offrent à vous, y compris les alternatives et les meilleurs outils que nous avons trouvés pour s’occuper de cette synchronisation.
Est-il possible de synchroniser les calendriers Google Agenda et Outlook ?
Demandez-vous d’abord si vous avez vraiment besoin de synchroniser les calendriers Google Agenda et Outlook. Vous pensez peut-être que oui, mais il existe plusieurs alternatives qui pourraient vous aider.
À titre d’exemple, si vous avez un iPhone ou un Android, vous devriez pouvoir ajouter de multiples comptes et donc plusieurs calendriers.
Généralement, cela signifie que les calendriers Google Agenda et Outlook apparaissent ensemble dans la même application. Ce n’est pas un recoupage, mais cela signifie que vous pouvez voir deux ou plusieurs calendriers dans la même application, et sous un même affichage.
Si vous utilisez un PC (fixe ou portable) avec l’application Outlook sous Windows, il est peut-être temps de vous en débarrasser et de passer à la version en ligne, Outlook.com, qui prend en charge plusieurs calendriers.
Soyez simplement conscient des inconvénients de ces approches. Le principal est que, dans un environnement professionnel, toute personne qui vérifie si vous êtes disponible à un moment donné ne verra pas tous vos calendriers.
Elle pourra voir par exemple que celui de Microsoft ou de Google que vous utilisez pour le travail. C’est là qu’une bonne synchronisation devient importante.
Importer et exporter un calendrier Google et Outlook
Pour exporter rendez-vous, planifications d’activités, évènements de votre calendrier Google vous devez utiliser la version web sur un PC ou un Mac.
- Ouvrez Agenda (parmi toutes les apps Google).
- Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée, en haut à droite, puis sur Paramètres.
- Dans le menu à gauche, cliquez sur l’agenda désiré dans la section Importer et Exporter.
- Cliquez sur Exporter. Il se télécharge au format zip, ouvrez le fichier .ics, vous y trouverez vos agenda.
Dans Paramètres, dans le menu à gauche, vous remarquerez l’option Importer et exporter, cliquez dessus. Vous y trouverez les fonctions Importer et Exporter.
Pour importer Google Agenda avec Outlook.com.
- Allez dans Calendrier.
- Dans le menu à gauche, cliquez sur Ajouter un calendrier.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Charger à partir d’un fichier.
- Sélectionnez le fichier .ics exporté précédemment sur votre ordinateur.
- Finalisez avec Importer.
Sachez qu’il ne vous est pas possible d’exporter de calendrier, seulement d’en importer.
Voir ensemble ses calendriers Outlook et Google
Android
Sur un téléphone ou une tablette Android, installez l’application gratuite Microsoft Outlook de Google Play Store.
Vous ne pouvez pas simplement ajouter un compte Microsoft ou Outlook malheureusement. Vous pouvez tenter d’ajouter un compte Exchange, mais cela ne fonctionne pas avec tous les comptes Microsoft.
Lorsque vous l’installez pour la première fois sur votre téléphone, un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez le relier à d’autres comptes, dont Gmail. Acceptez et vos calendriers sont synchronisés.
iPhone & iPad
L’application Calendrier sur un iPhone et un iPad peut également afficher un agenda combiné Google Agenda et Outlook.
Allez dans Réglages → Mail → Comptes → Ajouter un compte.
Utilisez les options pour ajouter des comptes Google et Outlook.com. Acceptez l’offre de synchronisation des calendriers et c’est tout.
Utiliser des invitations
Si vous ne voulez pas synchroniser vos calendriers alors il vous suffit de simplement vous envoyer des invitations lorsque vous créez des événements.
Entrez un événement dans votre Outlook, partagez-le avec vous-même en envoyant un mail sur votre Gmail et inversement !
Les meilleurs outils et apps pour synchroniser Outlook et Google Agenda
Si vous ne souhaitez pas utiliser l’une des solutions de contournement expliquées ci-dessous, vous pouvez avoir recours à une application ou un service qui se charge de recouper les calendriers Google et Outlook.
Certaines sont gratuites, mais peuvent comporter des limites. Leur avantage est qu’il vous est possible de les essayer pour voir si elles sont suffisamment performantes.
SyncGene
SyncGene synchronise automatiquement les contacts, les calendriers et les tâches sur iPhone, Android, Outlook, Gmail et les apps.
Sa version gratuite est limitée à deux sources de données et sa synchronisation est manuelle. En revanche, son abonnement payant est à 5,83 €/mois. Si vous vous y abonnez, n’oubliez pas que la politique de remboursement est de 14 jours, alors assurez-vous d’être satisfait avant la fin de ce délai.
CalendarBridge
CalendarBridge est un service en ligne qui peut non seulement recouper jusqu’à 10 de vos calendriers Microsoft et Google, mais qui offre également des options très pratiques. Vous pouvez notamment choisir de ne synchroniser que votre temps libre ou occupé.
Comme toutes les synchronisations se font dans le Cloud, peu importe que vous soyez sous Windows, macOS, iOS ou Android, et l’application de calendrier utilisée.
Le service n’a pas accès à vos identifiants Google ou Microsoft et ne les stocke pas. Il fonctionne directement sur Cloud, de sorte que vos calendriers soient visibles et disponibles depuis tous vos appareils.
CalendarBridge coûte 4 $/mois, mais il existe également une version d’essai de sept jours, ne nécessitant pas d’enregistrer votre carte bancaire.
Sync2
Sync2 recoupe Outlook avec Google Agenda et fait bien plus encore pour 49,95 €/an. Il peut se synchroniser sur un calendrier ou à chaque changement dans Outlook détecté.
Autres alternatives
Il y a gSyncit v5, un add-in Outlook à 19,99 $ permettant une synchronisation unidirectionnelle et bidirectionnelle entre Outlook et le Google Agenda, et Outlook4Gmail pour recouper vos agendas Outlook/Google mais aussi vos contacts, il est à 28,98 $, une version gratuite est disponible.
Outlook Google Calendar Sync est une application gratuite et régulièrement mise à jour. Elle permet de synchroniser des évènements, y compris les participants et rappels.
N’utilisez qu’un seul calendrier
Avant de vous lancer dans la synchronisation de vos calendriers, il est bon de se demander si en avoir plusieurs est vraiment utile.
Google Agenda et Outlook Calendar proposent tous deux d’afficher plusieurs agendas au sein de leurs calendriers. Vous pouvez en créer un spécialement pour le travail, un pour votre vie personnelle, un pour vos activités… et les afficher simultanément ou non. Lorsque vous ajoutez un nouvel événement, il vous suffit de choisir à quel agenda l’ajouter.
Si vous utilisez l’application Outlook sur votre ordinateur alors nous vous conseillons de passer à sa version en ligne Outlook.com. Non seulement, il vous sera possible d’accéder à vos emails depuis n’importe quel PC, mais vous pourrez aussi utiliser un calendrier plus polyvalent.
Si vous souhaitez ne conserver qu’un calendrier, alors exportez les informations de votre calendrier Google sur celui d’Outlook. L’inverse n’est, hélas, plus possible.
Articles recommandés :
Auteur : Marie Laure Calcar, Responsable Éditoriale
Marie-Laure tourne à plein régime pour vous guider dans le monde de la tech’, via des tests, des guides d’achat et des tutos (Windows, Android, VPN, audio, domotique…), son sujet de prédilection est la sécurité en ligne.