L’un des meilleurs moyens de vous assurer que vous faites bien les choses, surtout si vous avez tendance à oublier ou à être désorganisé, est d’utiliser un outil de gestion de projets.
Ce dernier permet de fixer des objectifs avec des dates précises, d’exprimer des besoins, d’ajouter des sous-tâches pour que vos objectifs soient raisonnables, atteignables et remplis, de définir des rôles, etc.
Vous avez peut-être essayé les fonctions Rappels sur votre iPhone ou Google Tasks sur votre Android, mais vous les avez probablement trouvées trop basiques et limitées.
Les applications de notre sélection sont à l’inverse très complètes et permettent d’attribuer des tâches, et bien plus encore. Elles s’avèrent très pratiques pour le télétravail également.
1. Todoist
Pour les particuliers, nous recommandons Todoist. Cette application offre un large éventail de fonctionnalités, ainsi qu’une interface épurée et facile d’utilisation.
Vous pouvez rapidement ajouter de nouvelles tâches, définir des rappels, des dates d’échéances, adjoindre des fichiers, des étiquettes pour la repérer en un instant.
Vous avez également la possibilité de donner à chaque tâche un statut prioritaire afin que les plus importantes s’affichent en haut de votre liste.
Pour encourager la productivité, il y a également des objectifs, fixés par vos soins. Cochez-les avec succès et gagnez des points de karma, une façon amusante de noter vos progrès.
Pour les entreprises, il y a l’abonnement Business pour attribuer jusqu’à 500 projets à 50 membres de votre équipe, de donner des rôles d’administrateur, de partager des fichiers, ainsi que mesurer les progrès.
Todoist s’intègre bien avec de nombreuses autres applications de productivité, telles que Google Agenda, Slack, Dropbox et bien d’autres, ce qui le rend encore plus attrayant.
Todoist a une version gratuite mais très limitée, les fonctionnalités précédemment détaillées sont accessibles dans la version Premium (à 3 €/mois).
Todoist est disponible sur Android, iOS, iPadOS, macOS et Windows.
2. monday.com
monday.com est un autre outil organisationnel puissant. Son interface adopte d’ailleurs un design très professionnel.
Cela se reflète dans l’analyse détaillée mise à la disposition des équipes, avec non seulement le calendrier standard et le partage, mais aussi une page Charge de travail (Workload). Elle vous permet de voir l’emploi du temps de chaque collaborateur et de déterminer qui a le temps, ou non, pour une tâche supplémentaire.
monday.com peut également générer des graphiques indiquant comment l’équipe atteint ses objectifs, ou servant à faire le point sur l’avancement des différents projets.
Les automatisations, elles, vous évitent une gestion manuelle et ennuyeuse des données, et mettent à jour les statuts des projets.
monday.com est compatible avec plus de cinquante outils et services, tels que Gmail, Dropbox, Twitter, Outlook, Slack, Salesforce…
3. To Do de Microsoft
Pour mettre la main sur votre emploi du temps quotidien (activités, travail), il y a To Do de Microsoft. L’application gratuite To Do offre de nombreuses fonctions, notamment la création de listes particulières de projets et l’ajout de nouvelles tâches.
Elles sont accompagnées d’outils standard tels que les rappels, les échéances, l’option d’ajout de commentaires et des fichiers.
Des tâches spécifiques peuvent être répétées à des intervalles précis. Les projets se partagent entre utilisateurs de To Do, tout comme les responsabilités. Pour un suivi organisé au même endroit, synchronisez les avec Outlook.
To Do est une application gratuite compatible Windows, macOS, Android et iOS.
4. Any.do
Any.do propose des moyens simples de créer et d’organiser votre quotidien (personnel, familial ou professionnel). Son interface est minimaliste et agréable, vous y trouverez en vos tâches (et toutes autres informations) du jour, du lendemain et celles arrivant à échéance.
Ajoutez aussi des balises, des événements récurrents, des rappels (y compris ceux basés sur la localisation), des notes, des pièces jointes, et il y a la possibilité de partager et de déléguer.
Si vous souhaitez utiliser Any.do pour gérer un projet professionnel, alors optez pour la formule Équipes. Vous disposerez ainsi de toutes les fonctionnalités énumérées ci‑dessus, vous sera également facile de hiérarchiser, d’obtenir un aperçu de celles à venir, les responsables pour chacune d’elles, etc.
Any.do est disponible sur presque tous les appareils connectés, Windows, macOS, iOS et Android, ainsi que pour Amazon Alexa, Google Assistant, Apple Watch, Wear OS, Slack et WhatsApp.
5. Trello
Contrairement aux autres applications de notre sélection, Trello adopte le style Kanban. Grâce à cette app, visualisez tout ce que vous avez réalisé et ce qu’il vous reste à faire.
Trello fonctionne comme un grand tableau avec des cartes, généralement disposées sur trois colonnes : À faire, En cours et Terminé.
Son concept en un coup d’œil vous donne une vue d’ensemble du projet, tout en vous donnant un sentiment d’achèvement lorsque vous voyez les tâches accomplies. Bien entendu, tout peut être modifié pour s’adapter à votre flux de travail.
Chaque colonne peut être renommée, et toutes les cartes que vous y placez peuvent comporter des notes, des fichiers, des étiquettes, des rappels…
Trello peut générer un lien afin que vous invitiez vos amis ou des collègues à collaborer sur un projet.
Une fois que vous avez le coup de main, passez à l’automatisation du tableau.
Auteur : Marie Laure Calcar, Responsable Éditoriale
Marie-Laure tourne à plein régime pour vous guider dans le monde de la tech’, via des tests, des guides d’achat et des tutos (Windows, Android, VPN, audio, domotique…), son sujet de prédilection est la sécurité en ligne.