La posibilidad de compartir y colaborar se ha convertido en una herramienta muy útil, especialmente ahora que somos muchos los que seguimos trabajando en casa desde el inicio de la pandemia.
Con su lanzamiento en 2011, Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) puso un especial énfasis en la posibilidad de almacenar los documentos en la nube y eso hizo que sea más fácil compartir archivos de Word, Excel, PowerPoint y cualquier otra app de la suite.
Este mismo proceso funciona también en el software de Office más reciente, pero lo hecho es que los suscriptores a Microsoft 365 tienen a su disposición muchas herramientas más.
¿Quién puede compartir documentos de Word, Excel y PowerPoint?
Todo el mundo puede hacerlo siempre y cuando haya iniciado sesión a su cuenta de Microsoft y haya guardado el documento que quiere compartir en OneDrive.
Las apps deberían pedirte que inicies sesión una vez las abras por primera vez. Si no es así, dirígete a ‘Archivo’, seguido de ‘Cuenta’. Debajo de ‘Iniciar sesión en Office’, haz clic en ‘Iniciar sesión’.
A no ser que hayas comprado la versión de pago único de la app, deberás iniciar sesión también para evitar que la mayoría de funciones estén desactivadas.
Cómo compartir documentos de Microsoft Word, Excel o PowerPoint
Para este tutorial, vamos a mostrarte los pasos a seguir para hacerlo en Microsoft Word desde un ordenador Windows, pero el proceso es muy similar para todas las apps de Office y para otros sistemas operativos.
Seas suscriptor a Microsoft 365 o no, podrás compartir documentos Office con tus amigos, familiares y compañeros de trabajo con mucha facilidad:
1. Abre el documento que quieres compartir. Si no has visto la opción al abrir la aplicación, dirígete a ‘Archivo’, seguido de ‘Abrir.
2. Haz clic en el icono para compartir que verás en la esquina superior derecha. Ahora, debería aparecerte la opción de subir el documento a OneDrive y darle un nombre si es que todavía no lo has hecho.
3. Espera unos segundos a que tu documento termine de subirse. Si te aparece un mensaje diciendo que algunas funciones no son compatibles con este formato, haz clic en ‘Sí’ para que se termine de guardar.
4. La siguiente pantalla dependerá de si tienes Microsoft 365 o no. Si eres un suscriptor de pago, verás opciones para compartir el enlace, permitir que todos los de tu empresa tengan acceso o compartirlo solo con gente concreta.
Hay más opciones de configuración dentro de estas opciones, como la posibilidad de permitir que editen o no o establecer una fecha de caducidad o una contraseña para tener acceso.
Si no eres un suscriptor de pago, solo podrás compartir el enlace, en cuyo caso verás esta pantalla:
¡Es así de fácil!
En caso de haber compartido el documento con solo ciertas personas, estas deberían recibir un correo con un enlace para tener acceso a él. En caso contrario, deberás compartir el enlace manualmente.
Encontrarás información sobre todas las opciones de pago en nuestra guía de compra de Microsoft 365. Y si crees que no merece la pena, te explicamos cómo conseguir Word, Excel y PowerPoint de manera gratuita.
Autor/a: Alba Mora Antoja, Editora
De pequeña, Alba se enamoró de la Game Boy de su hermano y, hoy, siendo editora de Tech Advisor España, utiliza esa misma pasión para analizar la industria tecnológica para que no lo tengas que hacer tú.
Sus artículos te ayudarán a comprender el fascinante, pero a veces complicado, mundo digital. No te pierdas tampoco sus vídeos en YouTube si quieres conocer lo último en smartphones, tablets, portátiles y accesorios.