Cómo usar Dropbox

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos en la nube que te permite almacenar, colaborar o compartir ficheros online. La plataforma se ha ganado un gran reconocimiento entre sus competidores por admitir cualquier tipo de archivo, desde PDF a películas o vídeos.

Es el equivalente a tener una unidad flash pero digital, con todos los beneficios de estar alojado en la nube, de manera que podrás acceder fácilmente desde diferentes dispositivos y desde cualquier lugar.

Alojamiento en Dropbox

Lo primero que debes hacer para usar Dropbox es iniciar sesión. Para ello, deberás crear una cuenta si no la tienes, proporcionando tu nombre y correo electrónico válido. Actualmente, también es posible acceder valiéndote de tu cuenta de Google.

Una vez realizados estos pasos, podrás acceder a Dropbox.com. Desde la página principal, el sistema te asistirá si lo que quieres es instalar la versión de escritorio para tu ordenador, con el fin de que puedas acceder a tus archivos de forma cómoda, incluso cuando no estés conectado a Internet.

Para añadir un archivo, haz ‘click’ en el botón de ‘Cargar archivo’ situado en la parte derecha. En la versión de escritorio, también se encuentra disponible la opción de arrastrar archivos y soltarlos en tu carpeta de Dropbox.

Con el plan de Dropbox básico gratuito obtienes hasta 2 GB de almacenamiento, con lo que es probable que pronto te quedes sin espacio, aunque te servirá para probar su funcionamiento. Tus archivos aparecerán tanto en la web como en la versión de escritorio a modo de copia de seguridad.

Compartir archivos en Dropbox

Una vez que has agregado tus archivos, puedes comenzar a utilizar Dropbox para compartirlos con otras personas. Es muy sencillo. Dentro de tu escritorio, pulsa el archivo deseado con el botón derecho del ratón y selecciona ‘Copiar el enlace de Dropbox’.

Se creará un enlace el cual podrás pegarlo para ser enviado a quién desees. Si estás en modo online, abre el archivo y haz clic en el botón ‘Compartir’ situado en la parte superior. Después, haz ‘click’ en ‘Copiar enlace’ o escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que lo compartirás.

Cualquier persona podrá acceder a tu archivo una vez que lo hayas compartido. De hecho, no es necesario que los destinatarios tengan una cuenta de Dropbox para poder abrir el enlace o visualizar el contenido.

Dropbox también te permite crear carpetas compartidas, algo muy útil para trabajar en equipo o compartir fotos de viajes de familia. Regresa a tu página de inicio y haz ‘click’ en ‘Compartir carpeta’, situada en la esquina superior derecha.

A continuación, se abrirá una ventana que te pedirá que crees una nueva carpeta o compartas una ya existente. Selecciona tu opción preferida y haz ‘click’ en siguiente.

Renombra o asigna un nombre a la carpeta e ingresa el correo electrónico de las personas con las que deseas compartirla. A continuación, verás que aparece en la categoría de ‘Carpeta compartida’. Es muy útil si estás trabajando con un equipo de personas en un proyecto.

De hecho, las personas con las que has compartido tus carpetas podrán descargar el contenido, comentarlo, o editar los archivos que tengas en su interior.

Solicitar archivos en Dropbox

Otra característica tremendamente útil de Dropbox es la ‘Solicitud de archivo’. Esto te permitirá invitar a cualquier persona a que envíe archivos a tu Dropbox, algo útil cuando estás trabajando en un álbum de fotos y necesitas recopilar imágenes.

Sólo tú podrás acceder a los archivos que envíen el resto de personas. Se creará una carpeta para cada solicitud para que puedas mantener tu proyecto por separado y no mezclarlos.

Para activarlo, dirígete a ‘Solicitar fichero’, opción que aparece debajo de ‘Archivos’. Haz ‘click’ en ‘solicitar archivo’, situado a la derecha. Se abrirá una ventana en la que se te pedirá que nombres tu solicitud y selecciones el destino de los archivos que recibas.

Una vez que has realizado este paso, verás que Dropbox te ha creado un enlace. Copialo o envíalo a las personas que tu quieras que participen en el proyecto, o bien, envíalo por correo.

Una carpeta será creada, lugar donde se irán almacenando las imágenes que te envíen.

Recuperar ficheros borrados en Dropbox

Otra gran funcionalidad que ofrece Dropbox es la posibilidad de recuperar ficheros que han sido borrados con una antigüedad de hasta 30 días. Si resulta que has borrado un contenido por error, dirígete a ‘Archivos borrados’ ubicado en la izquierda.

Pulsa sobre el fichero que quieras restaurar y verás que aparece una ventana de este tipo.

Pulsa sobre restaurar y tu fichero estará nuevamente disponible en Dropbox.

Actualizar Dropbox

La versión gratuita de Dropbox permite recuperar archivos con hasta 30 días de antigüedad. Si piensas que puedes necesitar más tiempo, siempre puedes actualizar tu plan a Dropbox. La plataforma dispone de la modalidad Standard y Advanced, además de la Enterprise para empresa.

Dentro de lo que son estas modalidades, los precios varían en función de si optas por realizar un pago mensual o anual (ligeramente más barato este último). La versión Standard parte de los 10 € en modalidad anual (12 € mensual) válido para 3 usuarios con 3 TB de almacenamiento seguro y herramientas para compartir.

La modalidad Advanced, por su parte, está disponible por 15 € al mes si pagas anual (18 € en cobro mensual) con el aliciente de que dispones de funciones más sofisticadas de control y de seguridad, desplegando contraseñas incluso por cada archivo.  

Para la versión Pro, Dropbox invita a ponerse en contacto con la compañía, dado que va muy asociado al número de usuarios, ofreciendo una asistencia individualizada de cara a los administradores de red a gran escala.